Come organizzare una convention aziendale per franchising

Convention: evento aziendale per franchising

Il franchising è una struttura complessa, fatta di un numero importante di strutture distribuite su un territorio. In un contesto simile, la rete che il Franchisor va a creare ha bisogno di incontrarsi e confrontarsi, per crescere, allineare le azioni strategiche e interrogarsi sulle evoluzioni del mercato per agire tempestivamente. 

Va da sé, quindi, che è importante, nel piano di marketing interno di un franchising, inserire una seria pianificazione di incontri con i franchisee, tra riunioni aziendali più brevi e vere e proprie convention.

Ma come si costruisce e struttura una convention aziendale per un network come il franchising, quali obiettivi deve darsi e quando e quanto devono riunirsi franchisee e casa madre?

Convention ed eventi aziendali: scopi e modalità

La convention è un appuntamento ricorrente, di ampio respiro, che si svolge su uno o più giorni. L’evento, invece, potrebbe essere un appuntamento singolo, occasionale, creato per il lancio di un prodotto o per un avvenimento importante di un’azienda, come un anniversario o un ampliamento/acquisizione. Entrambi gli strumenti sono dei veri e propri canali di comunicazione che consentono all’azienda di dialogare con i propri clienti o con gli stakeholder, per consolidare il loro rapporto e fidelizzarli nel tempo.

Se sei interessato ad approfondire il tema degli strumenti di comunicazione per le strutture in rete, guarda il nostro video dedicato!

 

Evento aziendale per franchising: dalla riunione alla formazione

Ci sono diverse tipologie di eventi aziendali, come abbiamo anticipato poc’anzi. Vediamone alcuni:

• Riunioni aziendali o appuntamenti specifici, caratterizzati da un tempo limitato e un obiettivo preciso;
• Eventi straordinari, come le presentazioni di prodotto, che servono per lanciare una novità dell’azienda e presentarla al mercato;
• Anniversari, ovvero occasioni speciali per festeggiare compleanni o particolari ricorrenze dell’azienda;
• Fiere, anch’esse di fatto, eventi, capaci di portare il Franchisor sul mercato per fargli incontrare potenziali clienti o franchisee;
• Convegni, parte solitamente del mondo accademico e formativo, ma ormai sempre più adottati anche dalle aziende per presentare ricerche scientifiche o particolari scoperte utili al mercato;
• Convention, che vedremo in un paragrafo dedicato, ovvero eventi ricorrenti, solitamente interni, che attraggono i principali clienti e stakeholder, in un mix tra convegno, riunione e – talvolta – intrattenimento.

Questi sono i principali eventi aziendali organizzati dalle aziende italiane, ognuno con la sua peculiarità. Ma quali sono quelli maggiormente utilizzati dai franchising?

Evento di formazione e aggiornamento per franchising

Un franchising che vuole crescere e migliorare costantemente la presenza del suo brand sul mercato deve farlo attraverso un solido supporto ai suoi franchisee. Prima di tutto, il Franchisor che inserisce un nuovo affiliato deve prepararlo al meglio e allinearlo al manuale operativo. È così che gli eventi formativi e la formazione diventano uno degli asset più importanti. Senza formazione e un percorso di accompagnamento solido, la rete nasce zoppa. Non solo! La formazione non si deve fermare al momento dell’apertura o della pre apertura. Negli anni:

• Il franchisee potrebbe aver bisogno di inserire nuove risorse che vanno firmate;
• Possono essere necessari corsi di aggiornamento;
• Possono essere necessari approfondimenti e allineamenti al manuale per consolidare il core del brand.

In tutti questi casi, vengono in aiuto gli eventi aziendali, un’occasione unica di confronto. Si possono svolgere periodicamente o al bisogno, ma non vanno dati per scontati e in un piano annuale andrebbe inserito almeno qualche appuntamento al riguardo. I franchising più operosi necessitano di un appuntamento regolare almeno una volta al mese e questo, anche in un momento difficile come quello degli anni del Covid, aiuta a sostenere i franchisee e fare sentire loro vicino il Franchisor.

Quindi, organizzare un evento in presenza o a distanza? Il periodo in cui lo smart working e le riunioni online l’hanno fatta da padroni, ha insegnato anche alle strutture in rete come l’online sia una vera opportunità.

Eventi online per franchising

Sono saliti alle cronache gli eventi online e quelli omnichannel, in cui si mescolano un pubblico via web e uno in presenza. Di certo, anche per le strutture multisede, utilizzare sistemi di telelavoro come le video call ha agevolato la riduzione delle distanze. Laddove per fare avvicinare a una location fisica devono essere investite ingenti spese e sforzi organizzativi, in apparenza la riunione online riduce gli sforzi e gli esborsi. Apparentemente. 

Abbiamo chiesto ad Antonio Medaglia, regista, manager, imprenditore, che da anni si occupa di eventi in live streaming, cos’è cambiato e come si stanno evolvendo gli eventi aziendali. Antonio sta organizzando con il suo team un appuntamento innovativo per il mondo degli eventi aziendali: si chiama DEC, Digital Event Creator, l’appuntamento di Firenze (e online) per formare chi vuole progettare gli eventi del domani. DEC si svolgerà il prossimo 2-3-4 novembre.

“Credo che la grande confusione in questo settore arrivi dalle piattaforme. Nel marzo 2020 hanno avuto il loro boom diversi strumenti per fare riunioni online, con differenti qualità e servizi. Ma fare un evento online, o realizzarne uno omnichannel, non è questione di piattaforma. Zoom, meet e tutti gli altri, non bastano. 

Per fare un evento che funzioni serve innanzitutto la pianificazione. Poi serve qualcuno che si assicuri che le cose funzionino e gli obiettivi siano raggiunti. Un regia. Vediamo troppo spesso eventi con video di scarsa qualità e nessuna regia. Questo, a svantaggio dei partecipanti, che seguono con fatica, si annoiano e – avendo una scarsa esperienza e nessun dinamismo, possono essere disattenti e portare a casa molto poco, rispetto a quanto sperato.”

Antonio, con Stravideo, ha realizzato quasi 1000 eventi aziendali phygital, negli ultimi anni, da quando unire online e offline è diventata una vera opportunità.

 

Come organizzare una convention aziendale?

Una convention aziendale è una macchina che va programmata nei minimi dettagli. Nulla va lasciato al caso. Gli elementi strategici per organizzare una convention di successo sono:

• Pianificazione;
• Location;
• Comunicazione;
• Obiettivi;
• Focus;
• Piano formativo;
• Piano di intrattenimento;
• Feedback.

Si parte dalla pianificazione strategica, dicevamo, ovvero dalla comprensione degli obiettivi che si vogliono ottenere. Si tratta di una convention che vuole vendere qualcosa o che vuole coinvolgere e migliorare l’appeal degli stakeholder verso il brand? Come si misurano gli obiettivi? Quali saranno i KPI quantitativi e qualitativi che daranno agli organizzatori la certezza di aver portato a casa quello che volevano? 

Negli anni, in Franchising Strategy, abbiamo avuto modo di organizzare convention per i franchising e di parteciparvi. Non sempre sono state un successo. Una delle cose che facciamo sempre prima di un appuntamento così importante è un’analisi, in cui inseriamo strumenti come l’analisi SWOT e il Value Proposition Canvas per identificare gli scopi. Ci piace, perché rendono consapevoli gli imprenditori e il team che si avventura nella costruzione della convention aziendale e riduce il loro carico di stress.

Quale location per una convention per franchising?

La location è una delle scelte più difficili nell’organizzazione di una convention aziendale. Le prime cose da chiedersi sono:

• Quanti ospiti dovremo accogliere?
• Gli ospiti avranno bisogno di pernottare nella location o in zona?
• La location è raggiungibile dai maggiori mezzi?
• Da dove vengono i partecipanti?
• Quali infrastrutture e strutture tecnologiche sono necessarie per la buona riuscita dell’evento? La location dispone di questa strumentazione?

Queste e altre domande sono quelle che ci dobbiamo porre in fase di organizzazione della convention, per avere chiare le scelte che dovremo fare e i compromessi che non potremo accettare. Il successo della partecipazione o meno a una convention dipende da questo. Con un dettaglio, non poco incisivo: il cibo. Non dimentichiamo che la buona riuscita di una convention dipende anche dai servizi che offriamo e dalla loro qualità. Nel contesto italiano – in particolare – la qualità del cibo impatta sulla buona riuscita di un evento e sul suo ricordo nel tempo. Non lasciatelo al caso!

Comunicazione, piano formativo e intrattenimento

Una convention che si rispetti deve essere memorabile. I contenuti che vogliamo fare arrivare ai partecipanti non possono passare solo attraverso gli speaker e le loro presentazioni.

1. Gli speaker coinvolti, esterni o interni, devono avere chiari gli obiettivi;
2. Va condiviso un piano formativo, oppure serve un regista e coordinatore didattico che si premuri di controllare gli speech, i loro modi e se vi sono sovrapposizioni di argomenti (non solo per tagliarli, anche per integrarli);
3. L’evento va ben comunicato. Non lasciamo al caso le informazioni di base, anche quelle più scontate come pernottamenti e parcheggi. Meglio un’informazione in più che una in meno, meglio ragionare sempre “for dummies” per evitare sorprese e incomprensioni;
4. Intrattieni. Usa la musica, le pause, i materiali e il team di accoglienza per creare un’esperienza memorabile e unica;
5. Nei franchising la rete non è sempre uguale e allinearla non è semplice. Premiazioni e riconoscimenti possono aiutare a desiderare il raggiungimento degli obiettivi del Franchisor, come emulazione di chi ci è riuscito.

Se lo fai giá, racconta questi momenti e come sono stati efficaci, in Franchising Strategy ci piacerebbe raccontare queste esperienze, come quella in cui abbiamo portato una squadra di rugby sul palco e vestito il titolare del franchising da giocatore, o come quella in cui è entrata in campo la DeLorean, per portare tutti i franchisee indietro nel tempo (e poi avanti, ovviamente).

Quale futuro per le convention aziendali per franchising?

In un mondo che cambia, aprirsi alla possibilità di coinvolgere tutti i franchisee, anche quelli che vivono più lontano o hanno meno possibilità di spostarsi, è un modo per trasmettere ulteriormente i valori di un brand. Il franchising dovrebbe essere un sistema inclusivo. Per esserlo, anche la convention può comunicarlo. 

Ecco dunque che i Franchisor che sanno aprirsi alle possibilità di un evento omnichannel, che coinvolga sia il pubblico in presenza che quello online, potrebbero costruire un nuovo futuro per tutta la rete. 

Per farlo, dovranno circondarsi di professionisti, come Antonio Medaglia, o cogliere l’opportunità di un percorso formativo come quello che ha ideato, DEC. Probabilmente il Digital Event Creator sarà una delle professioni del futuro, a supporto delle aziende che vogliono crescere e vendere di più con gli eventi. 

In Franchising Strategy abbiamo aiutato diverse aziende a seguire questo percorso per costruire eventi strategici, tra formazione interna e convention, fiere ed eventi di divulgazione. Se hai un franchising, non dare per scontata l’importanza di programmare un piano interno degli eventi e di costruirli al meglio. Per qualsiasi dubbio, siamo qua.